fbpx

Investeren in een solide basis is investeren in een succesvolle toekomst. Het online inwerken van een Personal Assistant, vraagt andere vaardigheden dan het inwerken van een medewerker op kantoor. In deze blog een korte uitleg over hoe de juiste investering u, op zeer korte termijn, meer rendement en flexibiliteit zal opleveren.

Virtuele ondersteuning: Tijd en structuur vormen de basis van elke relatie

1. Wanneer zet ik een VPA in
Als dagelijks terugkerende taken u weerhouden van een creatieve bedrijfsvoering of als de huidige ondersteuning niet meer voldoet aan uw vraag, dan wordt het wellicht tijd voor het inschakelen van een VPA. Natuurlijk is het resultaat van de samenwerking met een VPA het meest efficiënt als u haar inzet voordat u de grip op uw dagelijkse werkzaamheden kwijtraakt. De ervaring leert dat in een gehaaste situatie de VPA ‘even snel’ een eenvoudig klusje krijgt, waarvan het resultaat waarschijnlijk niet aan de verwachting zal voldoen. Zonde van de tijd, mogelijkheden en de potentie van uw VPA.

2. Hoe screen ik een VPA
Om duidelijk te krijgen welke ondersteuning precies nodig is, kan het best begonnen worden met het creëren van een lijst met mogelijke taken, gevolgd door een degelijk actieplan.
Daarnaast kunt u een korte opsomming geven van de competenties en eisen waaraan uw VPA moet voldoen en u heeft een prima overzicht van de persoon die u zoekt.
Voor een goede basis van de samenwerking is het van belang om genoeg tijd te besteden aan de selectieprocedure, want naast de praktische zaken is een persoonlijke klik ook een belangrijke sleutel tot succes.
Als u de juiste VPA te pakken krijgt, zal deze gegarandeerd een groot aandeel leveren in het succes van uw bedrijf.

Zie ook mijn blog ‘10 voorbeelden van effectief samenwerken met een Virtual Personal Assistant

Tip: Hou een lijst bij van uw terugkerende taken en de frequentie. Kies aan de hand van deze lijst wat er uitbesteed zou kunnen worden.

3. Het communicatieplan
Om ervoor te zorgen dat de wederzijdse communicatie vanaf dit moment helder blijft, kan er een communicatieplan worden opgesteld waarin staat welke communicatietools er op welk moment gebruikt worden. Maak hierbij ook afspraken over bereikbaarheid en responsetijd.

Zie ook mijn blog ‘Communiceren: Laten we een voorbeeld nemen aan de jeugd!

De volgende communicatierichtlijnen kunt u gebruiken om zo snel mogelijk een nauwe samenwerking en vertrouwensband met uw virtuele rechterhand te ontwikkelen:
1. Voorkom ‘afstandelijke’ communicatie
2. Communiceer gedetailleerd
3. Zorg voor routine in uw berichtgeving

Tip! Maak een terugkerend agendapunt om de gang van zaken te bespreken. Maak hierbij gebruik van de volgende drie allesomvattende vragen:
– Aan welke open taken wordt gewerkt?
– Zijn er zaken die vastlopen? Zo ja, is daar hulp bij nodig.
– Welke nieuwe taken zijn er gepland?

4. Delegeren
Om zo efficiënt mogelijk gebruik te kunnen maken van uw VPA, kunt u haar het best eerst een overzicht van het groter geheel geven. Bespreek hierbij uw projecten en geef details. Hoe duidelijker het doel van haar werkzaamheden, hoe effectiever uw VPA.

Als u nu een opdracht geeft, is het belangrijk om, naast de inhoud van de taak, ook de randvoorwaarden beschrijven:
1. Waarom is deze opdracht belangrijk?
2. Wat de verhouding van de opdracht tot de algehele organisatie?

Belangrijk! Zorg ervoor dat elk werkproces beschreven wordt.
Als de omschrijving goed is, kunt u de VPA de verantwoordelijkheid voor het proces overdragen. Als zij de bevoegdheid krijgt om later eventuele verbeteringen in het proces aan te brengen, kan er continu aan ontwikkeling worden gewerkt.

Tip! Blijf bij de ontwikkeling van werkprocessen altijd creatief in het elimineren van tijdverspilling.

Een competente VPA die goed is ingewerkt, zal uw leven veranderen.
Voor een succesvolle samenwerking zijn natuurlijk de competenties en effectiviteit van een Personal Assistant belangrijk, maar deze komen beter tot uiting als ze op de juiste manier worden gevoed door de opdrachtgever. Hoe krachtiger de kwaliteit van samenwerking hoe meer tijd het u zal opleveren. Voor u is dat de mogelijkheid om meer aandacht aan zaken te geven waarmee u uw organisatie verder kan groeien.

Heeft u hulp nodig bij het maken van een VPA-takenlijst, wilt u meer weten over een communicatieplan of staat het water aan uw lippen? Mail mij: marion@fixos.nl

haa k 04
Marion Hazejager, VPA
Fix Office Support

By |2018-06-15T19:55:00+01:00augustus 14th, 2016|0 Comments

Leave A Comment