fbpx

Koningin Beatrix waarschuwde destijds in haar kersttoespraak dat “met virtuele ontmoetingen afstanden worden vergroot en dat we moeten trachten een weg terug te vinden naar wat samenbindt”. Nu, 7 jaar verder, blijken de gevolgen van deze technologische revolutie onvermijdelijk. Internet is HET communicatiemiddel van deze tijd geworden en niemand kan er meer omheen. Maar was deze bezorgdheid nu wel zo gegrond? Inmiddels hebben heel wat onderzoeken aangetoond dat communiceren via online tools juist de frequentie van contact en de kwaliteit bevordert.

Communiceren: Laten we een voorbeeld nemen aan de jeugd!

Hoe communiceer je effectief met een zakelijke relatie als je elkaar niet of nauwelijks face-to-face spreekt? Hoe weet je wat de achterliggende gedachten zijn, als je de bijbehorende lichaamstaal mist? Is de ontvanger ontevreden of zijn de berichten kortaf omdat hij/zij te druk is?

E-mail is de meest gebruikelijke vorm van internet communicatie. Het is zo geconstrueerd dat zaken die zich aandienen gemakkelijk en efficiënt afgehandeld kunnen worden. In een geschreven bericht wordt meestal nauwkeuriger gecommuniceerd dan in verbale conversaties. Mensen zullen zorgvuldig nadenken hoe ze zo duidelijk mogelijk hun boodschap brengen.

Het nadeel bij het gebruik van e-mail is de continue stroom van een berichten met verschillende prioriteiten. Om hier zo efficiënt mogelijk mee om te gaan wordt er vaker gekozen voor een aantal vaste mailmomenten per dag. Bij het gebruik van e-mail is dus niet bekend of de ontvanger direct zal antwoorden.

Voor snelle en korte communicatie kan beter gekozen worden voor een instantmessagingnetwerk, zoals WhatsApp, SMS en Telegram. Via deze tools worden de meeste berichten binnen enkele minuten na verzending door de ontvanger gezien. De communicatie is laagdrempelig tweerichtingsverkeer, want er wordt een snelle reactie verwacht. Berichten worden als korte mededeling gestuurd (‘Wanneer gaat de offerte de deur uit?’) en op dezelfde manier beantwoord (‘Vanmiddag’). Er kan zelfs een foto meegestuurd worden om het onderwerp visueel te maken. Het benadert een face-to-face dialoog, maar nu zijn alle randzaken en afleidingen eruit gefilterd. Grote voordelen zijn dan ook: Snel, gericht en dus tijdbesparend en zeer effectief!

Maar mocht verdieping toch noodzakelijk zijn, dan is face-to-face interactie ook op lange afstand mogelijk met tools als Skype en Face-time.

Door het online werken is bereikbaarheid niet meer tot kantooruren beperkt en dat is soms even wennen. Maar de 24-uurseconomie is een feit en niet alleen de arbeid, maar ook de arbeidsverhoudingen evolueren mee. Functies als Virtual Assistants zijn in opkomst. Daarmee wordt flexibel werken een stuk eenvoudiger.

Voor mij, als Virtual Personal Assistant, heeft ‘helder communiceren’ de hoogste prioriteit bij het vormen van een goed team. Daarom start ik elke samenwerking met het opstellen van een communicatieplan. Daarin wordt kort beschreven welke communicatietools er op welk moment ingezet gaat worden. Ook bereikbaarheid en responsetijd worden hierin benoemd.  

Het struikelpunt van schriftelijke communicatie is het ontbreken van lichaamstaal, daarom vergt deze vorm van communicatie andere vaardigheden dan verbale communicatie.

Bijvoorbeeld, ik hanteer bij opdrachten altijd de volgende twee regels:
– Een opdracht moet 100% duidelijk zijn, voordat men eraan begint. Randvoorwaarden van een opdracht moeten daarom net zo goed beschreven worden als de opdracht zelf. Aarzel nooit om elkaar vragen te stellen.
– Creëer een vertrouwensrelatie door af te spreken dat de opdrachtgever, na het volbrengen van de taak, altijd feedback geeft.

Tot slot, als alle middelen die de huidige technologie biedt, optimaal benut worden, is communicatie makkelijker dan ooit. In tegenstelling tot de verschraling die koningin Beatrix beschreef, is er eerder een verrijking te constateren. Interactie wordt juist geoptimaliseerd door slimmer in tijd en kwalitatief hoogwaardiger te communiceren. Daarbij is het essentieel om de juiste kanalen met de juiste spelregels te gebruiken.
Ondanks de maatschappelijke bezwaren over het constante gebruik van social media door de jeugd, zijn zij inmiddels een stuk verder in efficiënt communiceren dan wij. Laten wij daar een voorbeeld aan nemen.

Zie ook mijn blog ‘10 voorbeelden van effectief samenwerken met een Virtual Personal Assistant’

Wilt u meer weten over een communicatieplan of staat het water aan uw lippen? Bel mij!

haa k 04
Marion Hazejager, VPA
Fix Office Support

 

By |2018-05-21T16:17:23+01:00juli 15th, 2016|0 Comments

Leave A Comment