fbpx

Een goede persoonlijke organisatie bespaart tijd, geld en creëert creatieve
ruimte in uw hoofd. Als uw mailbox overstroomt, als de papieren stapels een groot gedeelte van uw werkplek innemen en als u deadlines gaat missen, dan is het hoog tijd om hulp in te schakelen.

Steeds meer managers en ondernemers kiezen voor een Virtual Personal Asisstant. Een belangrijk voordeel van online werken is, dat u op flexibele wijze kunt beschikken over een beter gekwalificeerde medewerker. Maar hoe werkt dat eigenlijk?

10 voorbeelden van effectief samenwerken met een Virtual Personal Assistant

1. E-mail management
Er zijn verschillende manieren waarop een VPA uw mail kan beheren. De meest effectieve manier is om haar toegang tot uw mailbox te geven. Mail wordt dagelijks gearchiveerd en zoveel mogelijk zelfstandig afgehandeld. Belangrijke berichten worden gemarkeerd en bij spoedberichten wordt direct contact opgenomen.
Nummer 1 in besparing: Deze service bespaart uren per dag!

2. Postservice
Even afwezig vanwege een zakenreis of gewoon geen papieren rompslomp? Laat de post doorsturen naar het zakelijke adres van je VPA. Zij sorteert de post en scant belangrijke stukken. De post wordt weer zoveel mogelijk zelfstandig afgehandeld, maar stukken die uw aandacht vereisen worden gemaild. Bovendien wordt alles meteen digitaal gearchiveerd.
Besparing: Geen archiefwerk en alle documentatie snel opvraagbaar

3. Klantenrelatiebeheer
Een VPA is bekend met verschillende CRM-systemen (Customer Relationship Management). Zij kan een professionele database van uw relaties aanleggen en up-to-date houden. Mail en andere documentatie kan hieraan gekoppeld worden. Zo kunt u met 1 klik alle relevante informatie op uw scherm zien.
Besparing: Nooit meer zoeken naar gemaakte afspraken

4. Agendaplanning
Geef uw VPA toegang tot uw agenda en maak afspraken over het gebruik. Nu hoeft u zelf niet meer te zoeken naar een geschikt moment, maar kan uw VPA een afspraak maken op een praktisch moment. Zij organiseert niet alleen uw afspraken, maar bewaakt ook de tijd die u nodig heeft voor dagelijkse werkzaamheden.
En wat dacht u van een last-minute wijziging? Gewoon een telefoontje naar uw VPA en zij regelt alles.
Besparing: Orde in uw dagelijkse management bespaart u enorm veel tijd en energie

5. Incassodienst
Regel inzage in uw zakelijke bankrekening en uw VPA kan betalingen controleren. Zij kan uw klanten doelmatig herinneren aan rekeningen die nog open staan.
Besparing: Geen incassowerkzaamheden meer en een beperking van  inkomstenverlies

6. Archiefbeheer
Al zit uw VPA aan de andere kant van de wereld, voor het opzetten van een digitaal archief maakt dat geen enkel verschil. Maak samen met haar afspraken over de werkwijze. Zij ruimt al uw documentatie praktisch op. Ze legt de werkafspraken vast en bewaakt ze, zodat het voor iedereen inzichtelijk is en blijft.
Besparing: Geen tijdverspilling meer door het zoeken naar oude documenten.

7. Content management
Uw VPA verzamelt, beheert en publiceert uw content op de gewenste social media. De meeste reacties kan zij zelfstandig afhandelen.
En is uw website nog steeds een heet hangijzer? Ook opgelost, want dat neemt zij natuurlijk in één moeite mee.
Besparing: Geen noodzakelijke dagelijkse afleiding door LinkedIn, Facebook, Twitter, e.d. Dát scheelt tijd.

8. Evenementen organisatie
Het zoeken naar een originele locatie binnen het budget. Het maken van afspraken en het bewaken van de deadlines. Het versturen van uitnodigingen en het registreren van deelnemers. Het zijn werkzaamheden die uw VPA voor u uit handen kan nemen.
Besparing: Wie, waar, wat en hoe zijn voortaan de enige vragen die u hoeft te beantwoorden om een evenement te organiseren.

9. Zakenreizen organisatie
De voordeligste vluchten die het beste aansluiten op uw schema. Goede hotels op een economische locatie. Een agenda waarbij u zo efficiënt mogelijk uw reis kan inrichten. Het is een puzzel die uw VPA met alle aandacht voor u uit kunt zoeken. Bovendien kunt u haar altijd bellen als het, op het laatste moment, toch nog even anders geregeld moet worden.
Besparing: Geld, tijd en ruimte in uw hoofd.

10. Incentives programma
Het laatste voorbeeld is vaak een ondergeschoven kindje, maar van onschatbare waarde. Een VPA kan er doeltreffend voor zorgen dat uw relaties net een beetje meer aandacht krijgen. Ze kan verjaardagen, jubilea, e.d. vastleggen en u eraan helpen herinneren. Iets simpels als het sturen van een kaartje of een bloemetje heeft altijd een grote impact.
Het uitzoeken van Kerstpakketten en andere attenties neemt zij ook graag van u over.
Besparing/opbrengst: Klantenbinding genereert altijd meer inkomsten

Elke ondernemer of manager kan beschikken over een Virtual Personal Assistant. U maakt afspraken over de te leveren diensten en betaald alleen voor de tijd dat dat u haar nodig hebt. Ze is flexibel inzetbaar, behoeft geen werkplek en u heeft geen personeelsverplichtingen.

Wilt u meer weten of staat het water aan uw lippen? Bel mij!

haa k 04
Marion Hazejager, VPA
Fix Office Support

By |2018-05-21T16:18:00+00:00juni 20th, 2016|0 Comments

Leave A Comment